تعریف و خصوصیات سازمان رسمی . غیر رسمی

● سازمان رسمی

سازمان رسمی عبارت است از اختیارات مقامات و روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقررات و قواعد وضع شد. بدین ترتیب سلسله روابط بین مشاغل و مقامات سازمانها برای دستیابی به هدف مشخص که بر اساس طرح و نقشه قبلی بر قرار می شود و حدود آن نیز به وسیله مقررات و یا به وسیله مدیران مشخص می گردد سازمان رسمی نامیده می شود.

با این تعریف معلوم می گردد که در سازمان رسمی مشاغل و پستهای سازمانی تعریف می شود و اختیارات و مسوولیت ها در هر شغل یا در هر مقام به صورت دقیق و مدون تنظیم و تشریح می گردد. اما از آنجا که حدود اختیارات و ارتباطات و همبستگی های سازمانی در سازمان رسمی به صورت خشک و بی روح و به ترتیبی که مقررات و دستورالعملها تعیین کرده اند در نظر گرفت شده است این سازمان ها بیشتر به یک سازمان کاغذی تبدیل شده اند. در هر حال در سازمان رسمی این موارد روشن و مشخص است:

۱) اختیارات و قدرت و سازمانی هر مقام

۲) نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها

۳) کیفیت سلسله ارتباطات رسمی بین افراد

۴) حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل

● سازمان غیر رسمی

صاحب نظران دانش سازمان و مدیریت گفتع اند که سازمانهایرسمی و بورئکاتیک بدون توجه به روابط و سازمان غیر رسمی قادر به تحقق هدفهای سازمان بخصوص هدف های انسانی آن نیستند.

همانطور که در توضیح مکتب روابط انسانی گفته شد مطالعات هاتورن و سایر متخصصان مکتب روابط انسانی به کشف گروهها و روابط غیر رسمی بین افراد یک سازمان پیدا می کنند که با روابط رسمی آنها تفاوت دارد و گاهی به هدف های سازمان مربوط نمی شود.

روابط شخصی اگر چه بدون شل و نمودار سازمانی ایجاد می شود ولی به علت تکرار و استمرار و به خاطر ارتباط آن با انگیزه های درونی به تدریج شکل و نظام خاصی به خود میگیرد تا حدی که سازمان و روابط رسمی را تحت الشعاع خود قرار می دهند.

به طور کلی سازمان غیر رسمی از گروهها و افرادی بوجود می آورند که در درون یک سازمان اداری یا سازمان رسمی دارای روابط شخصی و اجتماعی بین خود هستند.این روابط از طرف مقامات سازمان به رسمیت شناخته نمی شود.

● خصوصیات سازمانهای غیر رسمی

۱) از آنجا که سازمانهای غیر رسمی بر اثر خواسته های افراد بخصوص خواسته های درونی آنها بوجود آمده است نمی توان آنها را با دستور العمل های اداری ملغی کرد یا از بین برد.

۲) بر خلاف سازمانهای رسمی که اختیارات از بالا به پایین واگذار می شود در سازمان های غیر رسمی معمولا اختیارات به صورت افقی و یا از پایین جریان پیدا می کند.

۳) سازمانهای غیر رسمی بر خلاف سازمانهای رسمی که ممکن است خیلی بزرگ و گسترده باشد غالبا کوچک و محدود هستند و تعداد آنها از چند نفر تجاوز نمی کند.

۴) اختیارات و تفویض آن در سازمان غیر رسمی بیشتر بر اساس اعتماد در حالی در سازمان رسمی بر اساس سلسله مراتب و مشاغل قرار دارد.

۵) رهبران سازمانهای غیر رسمی با معیارهایی از قبیل شخصیت نفوذ معنوی لیاقت کبر سن و نظایر آن انتخاب می شوند در حالی که در سازمان رسمی ممکن است مسوول یا مدیری هیچیک از این خصوصیات را نداشته باشد.

۶) گروههای غیر رسمی نسبت به تغییر و تحول سازمان رسمی یا غیر رسمی مقاومت نشان می دهند.

۷) در محتوای شبکه ارتباط غیر رسمی شایعات تاثیر زیادی می گذارد و اطلاعات درست نیز سریع تر انتقال پیدا می کند.

اگیزه و تحرک در فعالیت های اعضای یک سازمان روابط داخلی آنها با یکدیگر برداشتها و قضاوتها و عکس العمل های آنان در قبال مسائل مختلف (رفتار سازمان) نامیده می شود که ابتدا مورد توجه مکتب روابط انسانی قرار گرفته و موجب شف گروههای غیر رسمی شد.

با اینکه سازمان غیر رسمی را به علت تغییر و تحولات آنها نمی توان همچون سازمان رسمی نشان داد در عین حال کوششهایی برای نشان دادن این سلسله ارتباطات در سازمن غیر رسمی به عمل آمده است.

انواع فرهنگ سازمانی

انواع فرهنگ سازمانی :

الف) فرهنگ انعطاف پذیری ، از ویژگی های فرهنگ انعطاف پذیری یا سازشکاری این است که به مجرای انعطاف پذیری و از نظر راهبردی به محیط خارجی توجه دارد و می کوشد تا نیازهای مشتریان تأمین گردد. علایم موجود در محیط را شناسایی و تغییر و بر اساس آن واکنش نشان می دهد.

 .ب) فرهنگ مأموریتی ، سازمانی که چنین فرهنگی بر آن حاکم باشد می کوشد تا نیازهای خارجی را تأمین نماید ولی الزامی در خود نمی بیند که سرعت دستخوش تغییرات شود.

ج) فرهنگ مشارکتی، از اعضای سازمان خواسته می شود در امور سازمان مشارکت کنند تا سالیان بتواند از عهدۀ انتظارات عوامل محیط در حال تغییر بر آید . مشارکت در امور باعث می شود فرد احساس مسئولیت و مالکیت در سازمانی می کند.

د)فرهنگ بروکراتیک، یا دیوان سالاری به امور داخلی سازمان توجه می کند و برای محیطی مناسب است که از ثبات نسبی برخوردار باشد . در چنین سازمانی فرهنگی حاکم است که برای انجام کارها از روش مشخص و با ثبات بهره گیرد . سازمان از طریق شعارها است و رعایت رویه ها و سیاست ها پا برجاست و از طریق آن ها در صدد تأمین اهداف خود بر می آید. افراد مشارکتی اندکی در امور سازمان دارند و کارها بر اساس رویه های با ثبات و با ایجاد هماهنگی انجام می شود و موفقیت سازمان در گرو یکپارچگی و کارایی بالاست.

نوع دیگر فرهنگ در سازمان ها فرهنگ مکانیستی و ارگانیستی است . در سازمان ها با فرهنگ مکانیستی باورهای مشترک بیشتر متوجه ساختارهای رسمی ، قوانین و مقررات ، دستور العمل ها و روش های استاندارد است در حالیکه در سازمان های با فرهنگ ارگانیستی باورهای مشترک عموماً بر ساختارهای غیر رسمی مبتنی است و بیشتر تأکید ها در نتیجۀ عملکرد است نه وسیلۀ ابزار کار.